PRIVACYBELEID BC SCARABEE

Vanaf 25 mei 2018 is een nieuwe wet op de bescherming van persoonsgegevens van kracht geworden. Het betreft de AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming. BC Scarabee streeft ernaar om de persoonlijke gegevens van alle leden te beschermen volgens onderstaand protocol.

BC Scarabee, hierna te noemen Scarabee, heeft persoonlijke gegevens nodig van haar leden t.b.v. een goede communicatie zowel op het gebied van competitie alsook op het gebied van recreatie.
Scarabee vraagt (nieuwe) leden om schriftelijk een formulier in te vullen (en te ondertekenen) waarin de volgende gegevens worden gevraagd: NAW, geslacht, geboortedatum (i.v.m. classificatie jeugd – senioren – sportoverdag), telefoon- en email gegevens. Ook informatie betreffende eventueel lidmaatschap vorige verenigingen wordt gevraagd. Voor de aanschaf van clubshirtjes wordt gevraagd naar de maat.

Scarabee beschikt niet over bijzondere persoonsgegevens van haar leden.
Verder kunnen leden aangeven of ze bezwaar hebben tegen het gebruik van foto- en/of videomateriaal t.b.v. sponsor- of reclamedoeleinden.
Deze gegevens worden digitaal opgeslagen in een Excel bestand (ledenlijst) dat alleen toegankelijk is voor bestuursleden. Het inschrijfformulier zelf wordt bewaard in een ordner bij de secretaris. Digitaal toegestuurde inschrijvingen worden ook bij de secretaris bewaard.

Communicatie geschiedt alleen door bestuursleden. Leden van de vereniging hebben geen toegang tot of inzicht in de ledenlijst. Bankgegevens zijn alleen op bankafschriften bij de penningmeester bekend aangezien Scarabee geen gebruik maakt van automatische incasso. Deze gegevens worden na zeven jaar vernietigd. Het bestuur communiceert onderling digitaal via een webmaildienst en maakt gebruik van Dropbox waarin diverse bestanden worden bewaard.

Een van de bestuursleden is bij bestuursbesluit aangewezen als beheerder van deze Dropbox en kan bestuursleden aan- dan wel afmelden. Bestuursleden hebben een geheimhoudingsplicht inzake het verstrekken van bovengenoemde gegevens aan derden, tenzij anders is afgesproken in een bestuursvergadering.

Scarabee is lid van Badminton Nederland en is ter zake verplicht haar leden die competitie spelen aan te melden bij de Badmintonbond. Dat is de enige instantie waarmee Scarabee gegevens van leden uitwisselt. Communicatie over deze gegevens loopt via de secretaris en de competitieleider.

Bestuursleden dienen op hun computer een goed werkende actuele virusscanner te hebben geïnstalleerd. Bij verlies (diefstal) van een mobiele telefoon of computer (laptop) dient onverwijld de beheerder te worden gewaarschuwd teneinde de Dropbox toegang van dit bestuurslid te blokkeren.

Er is geen verplichte bewaartermijn voorgeschreven. Leden die zich uitschrijven kunnen verzoeken om hun gegevens te laten verwijderen mits er voldaan is aan alle wettelijke verplichtingen.

Voor nadere informatie kunt u zich wenden tot de secretaris via: secretaris@bcscarabee.nl Vastgesteld door het bestuur op Woensdag 6 juni 2018.

Privacy Beleid BC Scarabee mei 2018